Bir organizasyonda çalışan herkes bilir: Toplantılar çılgın bir hızla birbirini takip eder. Yöneticiler haftada ortalama 23 saatini toplantılarda geçirir. Bu toplantılarda olup bitenlerin büyük bir kısmı düşük değerli, hatta tamamen ters etki yaratan faaliyetler olarak görülür. İşin paradoksu şu: Kötü toplantılar, önceki toplantıların yarattığı hasarı gidermek için daha fazla toplantıya yol açar.

Yine de toplantılar uzun süre yönetim araştırmalarının konusu olmadı. 2015 tarihli bir el kitabı, yeni ortaya çıkan “Toplantı Bilimi” alanının temellerini attı. Bu araştırmalar, asıl sorunun toplantıların sayısı değil; tasarlanma biçimleri, amaçlarının belirsizliği ve çoğu zaman fark edilmeyen eşitsizlikleri pekiştirme biçimleri olduğunu ortaya koydu.

Toplantılar ya Refahı Teşvik Eder ya da Ona Zarar Verir
Covid-19 pandemisi sırasında ve sonrasında yürüttüğümüz bir dizi çalışmada araştırmacılar, toplantıların katılımcıların refahını hem teşvik edebileceğini hem de zarar verebileceğini ortaya koydu. Gerçekten de çok fazla toplantıya katılmak tükenmişliğe ve kurumdan ayrılma niyetine yol açabilir. Bununla birlikte toplantılar çalışan bağlılığını arttırma potansiyeline de sahiptir.

Pandemi nedeniyle hızlanan uzaktan çalışma ve sanal toplantıların yaygınlaşması, yeni yorgunluk kaynakları ortaya çıkardı: bilişsel aşırı yüklenme, aşırı bağlantı ve iş ile özel yaşam arasındaki sınırın kaybolması. Ancak sanal toplantılar çalışanların birbirleriyle sürekli iletişimde kalmasına ve örgüt içindeki rollerini daha iyi anlamalarına da imkân tanıyabilir.

Kadınlar, Video Konferanslarda Daha Az Konuşuyor
Video konferans gibi yeni toplantı biçimleri, herkes tarafından eşit biçimde deneyimlenmiyor. Sanal toplantılarla ilgili birçok bulgu var. En çarpıcı bulgulardan biri sanal toplantılardaki konuşma süresiyle ilgili. Konuyla alakalı, yüzlerce çalışanın katıldığı bir anket yapıldı. Yapılan ankette sonuçlar netti: Kadınların çevrimiçi toplantılarda, yüz yüze toplantılara kıyasla konuşmakta daha çok zorlandıkları ortaya kondu. Bu olguyu açıklayan birkaç faktör var: daha sık kesintiler, paylaşılan ekranlarda görünürlüğün azalması, sözsüz ipuçlarını okumada zorluk veya toplantılar evden yapıldığında oluşan çifte zihinsel yük. Başka bir deyişle sanal toplantılar erişimi demokratikleştirme potansiyeli taşısa da dikkatli olunmadığı takdirde cinsiyet eşitsizliklerini pekiştirebilir.

Bir Toplantıya Katlanılmamalı, Toplantı Tasarlanmalı
Toplantı çılgınlığı dediğimiz durumla karşı karşıya olduğumuzda, çözüm toplantıları tamamen ortadan kaldırmak değil, onları daha iyi tasarlamaktır. Basit ama sıklıkla unutulan bir soruyla başlamak gerekir: Neden toplantı yapıyoruz?

Binlerce toplantıyı kapsayan çalışma serimize dayanarak dört ana toplantı hedefi türü olduğunu söyleyebiliriz:

  1. Bilgi paylaşımı
  2. Karar verme
  3. Duygu veya fikir ifade etme
  4. İş ilişkileri kurma

Bu hedeflerin her biri, toplantı katılımcılarının yüzleri görme, tonlamaları duyma, tepkileri gözlemleme veya ekran paylaşma gibi farklı şeyler yapmasını gerektirir. Hiçbir toplantı yöntemi (sesli, görüntülü, karma, yüz yüze) tüm hedef türleri için evrensel olarak en iyi değildir. Bir toplantı yöntemi, alışkanlık veya teknolojik kolaylık yerine, ana amacına göre belirlenmelidir.

Konuya yönelik yapılan araştırmalar, toplantı deneyimini kolektif olarak iyileştirmenin basit ama etkili yollarını da ortaya koyuyor:

  • Katılımcıların katkı sunabilmesi için net bir gündem ve belgeleri önceden paylaşmak
  • El kaldırma araçları, anonim sohbet kutuları veya herkese sırayla söz verme yöntemleri kullanmak
  • Aktif moderasyon: Katkıları dengelemek, katılımı teşvik etmek ve dışlanmayı önlemek.

Toplantılar Örgüt Kültürünün Aynasıdır
Toplantılar nötr değildir. Bir organizasyonun kültürünü, güç ilişkilerini ve örtük önceliklerini -çoğunlukla farkında olmadan- yansıtırlar. Veriler açık: Toplantıları iyileştirmenin çeşitli yolları var. Eksik olan şey, şirketlerin ve yöneticilerin toplantıların dönüştürücü gücünü kabul etmeleri.

Toplantılarda yalnızca en yüksek seslerin duyulduğu bir şirket, toplantı odası dışında nadiren kapsayıcıdır. Tersine iyi yönetilen toplantılar, birlikte inşa, saygı ve kolektif inovasyon alanları haline gelebilir. Amaç daha az toplantı değil daha iyi toplantılar yapmaktır. Herkesin zamanına ve enerjisine saygı duyan, herkesin sesini duyuran, bağlantı kuran toplantılar…